Poradnik dla aktywistów
Zorganizuj spotkanie informacyjne dla Polonii, mieszkańców Twojej okolicy, miasta, hrabstwa!
Dlaczego spotkanie?
Spotkanie informacyjne i debata z kandydatami to świetny sposób by zainteresować z jednej strony: Polonię zamieszkującą Twoja okolicę sprawami lokalnymi, uświadomić im, że mają i powinni mieć wpływ na miejsce w którym mieszkają, z drugiej: pokazać kandydatom i instytucjom irlandzkim, że Polonia jest zainteresesowana lokalnymi sprawami. To też jest świetna okazja żeby wypromować Twoja organizację, lub zainspirować innych do podobnych działań!
Założeniem spotkań z udziałem społeczności lokalnej jest dotarcie do mieszkańców i poszerzenie ich wiedzy na tematy ważne z ich perspektywy oraz pokazanie możliwości wpływu na rozwiązanie lokalnych problemów poprzez udział w wyborach lokalnych. Spotkanie może być czysto informacyjne – jak się rejestrować, jak głosować, co można zmienić, dlaczego ważne jest byśmy wzięli udział w wyborach… albo połączone z debatą w której udział wezmą lokalni kandydaci. Polecamy połączyć oba formaty – spotkanie będzie wtedy bardzo ciekawe: uczestnicy dostaną solidne podstawy merytoryczne, a później będa mogli posłuchać co kandydaci mają do zaproponowania.
Spis treści:
Jak prowadzić spotkanie z mieszkańcami na temat lokalnych wyborów?
Nawiązanie kontaktu z przedstawicielami władz lokalnych (radni, burmistrz)
Dobór miejsca spotkania
Sposób informowania o spotkaniu mieszkańców, mediów lokalnych itp.
Przebieg spotkania
Opracowanie materiałów /prezentacji na spotkanie
Jak prowadzić spotkanie z mieszkańcami na temat lokalnych wyborów?
Proponowany przebieg spotkania:
- Jeśli wykonaliście wcześniej diagnozę i analizę potrzeb społecznych – możesz zacząć od prezentacji na temat lokalnych problemów, wskazanych przez mieszkańców – może to być kilka krótkich wystąpień, poprowadzonych przez zaproszonych mówców, lokalne autorytety lub przedstawicieli mieszkańców. Możesz skorzystać z przeprowadzonej wcześniej analizy potrzeb społecznych! Zwróci to uwagę mieszkańców na sprawy, które bezpośrednio ich dotyczą. Zaproponuj dyskusję na temat możliwych rozwiązań
- Prezentacja na temat tego dlaczego warto głosować, jaki wpływ mają lokalni radni na sprawy w dzielnicy, co można zmienić poprzez wybór radnego i jak wpłynąć na rozwiązanie powyższych problemów
- Prezentacja na temat tego jak zarejestrować się do wyborów i jak oddać ważny głos
- Informacja o tym jak zapoznać się z kandydatami i ich programem wyborczym
- PRZERWA
- Wystąpienie radnego na temat tego jaki ma wpływ na sprawy w dzielnicy oraz jak mieszkańcy mogą się z nim kontaktować w lokalnych sprawach, pomysłach, rozwiązaniach
- DEBATA Z KANDYDATAMI – każdy z kandydatów ma 5 minut na przedstawienie swojego programu wyborczego. Ewentulanie mogą zakończyć swoją wypowiedź propozycją rozwiązania najważniejszych problemów dzielnicy [patrz punkt pierwszy przebiegu spotkania]
- Pytania z sali do kandydatów
Przydatne wskazówki :
Prowadzenie spotkania: spotkanie powinno być prowadzone przez osobę specjalnie do tego wyznaczoną (chairperson, moderator). Może to być lokalny aktywista, nauczyciel cieszący się autorytetem czy też dobrze przygotowany moderator. Istotne jest to, aby była to osoba, która:
• czuwa nad porządkiem wypowiedzi, udziela głosu, pilnuje czasu,
• dba o równowagą pomiędzy osobami zabierającymi głos,
• umożliwia zabranie głosu wszystkim uczestnikom,
• chroni uczestników przed atakami personalnymi,
• nie prezentuje własnych poglądów, nie zgłasza pomysłów, nie ocenia mówców ani ich poglądów.
Moderatorowi może pomagać osoba w roli sekretarza, który zapisuje wnioski z dyskusji, które może spisać po spotkaniu i rozesłać wszystkim uczestnikom. Może też zapisać co kandydacie zaoferowali – te informacje przydadzą się, by później ich rozliczać z obietnic.
Porządek obrad: Aby zapewnić porządek podczas spotkania, stworzyć dobrą atmosferę do prezentowania różnych opinii osoba prowadząca/moderator powinien:
• przywitać wszystkich uczestników spotkania, przedstawić się i powiedzieć o pełnionej roli,
• zaprezentować cel i oczekiwane rezultaty spotkania
• przedstawić plan spotkania (wszystko co się będzie działo, ramy czasowe),
• przedstawić wszystkich mówców, a także osoby odpowiedzialne za jego prawidłowy przebieg (sekretarza, wolontariuszy),
• omówić metody pracy (zasady dyskusji, wypowiedzi, zadawania pytań)
• wprowadzić zasady współpracy obowiązujące wszystkich uczestników spotkania (np. mówi jedna osoba na raz, nie przerywamy sobie, nie stosujemy ataków personalnych, nie wychodzimy wcześniej, mówimy nie dłużej niż 3 minuty, wyłączamy telefony komórkowe). Zasady można przedstawić w formie kontraktu i zaprezentować wszystkim uczestnikom na początku spotkania np. wyświetlając na ekranie.
Chcesz takie spotkanie zorganizować? Czytaj więc dalej!
Jak zorganizować takie spotkanie
Chcąc zorganizować spotkanie z udziałem mieszkańców i radnych należy wziąć pod uwagę kilka elementów:
1) Nawiązanie kontaktu z przedstawicielami władz lokalnych (radni, burmistrz)
2) Dobór miejsca spotkania
3) Sposób informowania o spotkaniu mieszkańców, mediów lokalnych itp.
4) Przebieg spotkania
5) Opracowanie materiałów /prezentacji na spotkanie
Ad 1. Nawiązanie kontaktu z radnymi/kandydatami
Bardzo ważne jest aby radni/kandydaci wiedzieli, na czym polega cała akcja i w jakim celu organizujemy spotkanie z mieszkańcami, na które zamierzamy ich zaprosić. Można podkreślić, że zależy nam na budowaniu współpracy pomiędzy władzami samorządowymi i mieszkańcami oraz na zachęceniu mieszkańców do uczestniczenia w lokalnych wyborach 2014. Jeśli zdecydujecie się zaprosić obecnego radnego, może on/ona opowiedzieć o swojej pracy, o tym jaki ma wpływ na działania w dzielnicy oraz jaki mają w tym udział mieszkańcy.
Warto przedstawić akcję jako neutralną politycznie (nie popierającą żadnej konkretnej opcji politycznej), a skupiającą się na promowaniu aktywnej postawy obywatelskiej oraz zachęceniu mieszkańców do wzięcia udziału w głosowaniu. Kandydaci prawdopodonie będą chętni skorzystać z okazji zaprezentowania się wyborcom.
Zanim skontaktujesz się z randym/kandydatem przygotuj się aby ich poinformować o:
- akcji w ramach której organizowane jest spotkanie
- głównym celu spotkania (poinformowanie mieszkańców o tym dlaczego warto głosować, nawiązanie współpracy z samorządami lokalnymi etc)
- kto jest organizatorem spotkania
- ewentulanym udziale mediów (jeśli takowy przewidujesz)
- przebiegu spotkania – długości spotkania, przewidzianych częściach, momencie ich prezentacji, zabrania głosu
- tym czego od nich oczekujesz (np. 5-minutowej prezentacji ich programu wyborczego, opowiedzienia o korzyściach wzięcia udziału w głosowaniu, wpływie jaki mają mieszkańcy na zmiany w dzielnicy, odpowiedzenia na pytania mieszkańców itp)
UWAGI:
- Organizując debatę zadbaj o to, aby uczestnicy spotkania (mieszkańcy) jak i kandydaci pochodzili z tego samego okręgu wyborczego. Kandydaci będą zainteresowani przedstawieniem się swoim wyborcom; wyborcy zaś nawiązaniem kontaktu z kandydatami/radnym i poruszeniem lokalnych spraw danej dzielnicy, w której mieszkają.
- Wykaz i kontakty obecnych radnych znajdziesz na stronach City/County Council. W przypdku Dublina tutaj: http://www.dublincity.ie/yourcouncil/councillors/yourlocalcouncillors/pages/findyourlocalcouncillorshome.aspx
- Listę kandydatów do wyborów lokanych 2014 w danych okręgach wyborczych możesz znaleźć tutaj:
http://adriankavanaghelections.org/category/candidates-local-elections-2014/
Nie jest to pełna lista, ale na razie nie ma oficjalnych danych. Możesz też na własną rękę poszukać kandydatów w swojej okolicy. Dotarcie do nowych osób spowoduje też, że poszerzysz swoją siatkę kontaktów!
Rozważ czy chcesz spotkanie informacyjne/debatę zorganizować przed ostatecznym terminem rejestracji kandydatów (na 4 tygodnie przed wyborami, czyli przed 27 kwietnia) czy może po oficjalnej rejestracji. Weź też pod uwagę, że do 6 maja trwa zapisywanie się do wyborów. Po tym terminie osoby, które nie są w rejestrze wyborców nie mogą głosować!
Po zarejestrowaniu się kandydatów (na 4 tygodnie przed wyborami) ostateczną listę kandydatów możesz znaleźć na stonach city/county council.
Ad 2. Miejsce i termin spotkania
LOKALIZACJA: Miejsce spotkania jest bardzo ważne! Musi być to przestrzeń odpowiedniej wielkości biorąc pod uwagę szacunkową liczbę uczestników spotkania). Dobrze, żeby było to miejsce powszechnie znane, tak aby każdy wiedział, jak tam trafić! Może to być np. sala ośrodka kultury, szkoły, sala parafialna, sala w urzędzie gminy/miasta, biblioteka, itp. Im bardziej „neutralne” miejsce tym lepiej. Najlepiej, jeśli jest to miejsce w centrum miejscowości, takie do którego łatwo dojść, dojechać.
CATERING: Na spotkaniach dobrze sprawdzają się małe przekąski: napoje, herbatniki. Zapraszając mieszkańców możecie zachęcić ich, aby przynieśli z sobą drobne przekąski np. własnoręcznie przygotowane (polecane szczególnie w mniejszych miejscowościach). Można również porozmawiać z lokalną cukiernią, piekarnią, aby przekazali co nieco, w zamian oferując im reklamę podczas spotkania. Być może warto porozmawiać z urzędem hrabstwa czy dofinansuje takie spotkanie – podkreślcie neutralność polityczną wydarzenia i fakt, że zapraszacie wszystkich kandydatów z danej okolicy do debaty, która ma przybliżyć Polonii sprawy samorządu lokalnego.
TERMIN: Wybierzcie starannie termin spotkania. Upewnijcie się: czy nie ma w tym czasie konkurencyjnej „imprezy”, meczu reprezentacji polskiej, czy godzina jest odpowiednia dla grup mieszkańców, na których obecności szczególnie wam zależy.
SPRZĘT: do dyskusji warto przygotować prezentację multimedialną czy pojedyncze szablony z hasłami. Do tego oprócz komputera będzie potrzebny projektor multimedialny (rzutnik) i ekran (może być również biała ściana w miejscu spotkania). Jeżeli spodziewasz się większej liczby osób i sala jest dość duża warto zaopatrzyć się w mikrofon. Wszystkie te urządzenia możesz spróbować pożyczyć z urzędu gminy/miasta, biblioteki, domu kultury czy zaprzyjaźnionych organizacji.
UWAGI
Zakładając, iż debata będzie prowadzona w języku angielskim, zorganizuj tłumacza.
Ad 3. Sposób informowania o spotkaniu
Tytułem wstępu: Przede wszystkim informować o spotkaniu należy już na samym początku przygotowań. Jednym ze sposobów na zainteresowanie ludzi spotkaniem jest wymyślenie dla niego intrygującej nazwy, która powinna pojawiać się we wszystkich informacjach. Nazwa może np. odnosić się do najważniejszego aktualnie lokalnego problemu albo do dalekosiężnych planów. Najważniejsze, żeby budziła u odbiorców zainteresowanie i emocje.
INFORMACJA: Pełny komunikat o spotkaniu powinien zawierać najważniejsze informacje: kiedy i gdzie się odbędzie, kto weźmie w nim udział, jaki jest plan spotkania.
Ważne jest to, aby poinformować jaki jest cel spotkania, jaka jest jego rola i funkcja, jakie korzyści przyniesie jego uczestnikom. Dlaczego, mieliby wziąć udział w tym spotkaniu. Należy nazwać korzyści, jakie przyniesie im udział w głosowaniu oraz pozananie kandydatów i ich programu. W niektórych przypadkach, warto przekazać dodatkowe materiały o przedmiocie spotkania lub informacje – gdzie i w jaki sposób można się z nimi zapoznać.
SPOSOBY DOTARCIA Z INFORMACJĄ: Informację o spotkaniu można rozpowszechniać wieloma kanałami:
a) Tradycyjne sposoby m.in.:
• rozsyłanie pisemnych zaproszeń
• rozdawanie ulotek na ulicach, w sklepach, szkołach, przed kościołem i innych miejscach publicznych
• rozlepianie zwiastunów, plakatów i „obwieszczeń” w miejscach do takich celów wyznaczonych
• zaproszenia ustne przekazywane osobiście oraz przez „krewnych i znajomych Królika” – poczta pantoflowa
• zamieszczanie ogłoszeń o spotkaniu w lokalnej prasie, na antenach lokalnych stacji radiowych i telewizyjnych, w lokalnych portalach internetowych, forach, etc.
• ogłoszenia parafialne i gazetka parafialna
b) Wykorzystanie nowoczesnych technologii m.in.:
• rozsyłanie zaproszeń na spotkanie pocztą elektroniczną oraz za pomocą komunikatorów np.: SKYPE i funkcji sms
• wykorzystanie komunikacji poprzez portale społecznościowe: Facebook, MySpace, GoldenLine, YouTube, …
• wykorzystanie stron internetowych zaprzyjaźnionych organizacji do zamieszczania na nich ogłoszeń o debacie
• lokalne fora i portale internetowe
W JAKI SPOSÓB INFORMOWAĆ?
• przede wszystkim ZAPRASZAJ – nie informuj!
• pisz prosto, zrozumiale, językiem zbliżonym do języka odbiorcy, unikając nowomowy urzędowej, czy branżowej
• motywuj, angażuj, odwołuj się do emocji
• podpisz komunikat – zaproszeni, powinni wiedzieć, kto ich zaprasza
Uwaga! Informacje o spotkaniu warto rozsyłać, co najmniej 10 dni przed planowanym wydarzeniem.
Ad 4. Przebieg spotkania
PRZED SPOTKANIEM
- Potwierdzenie: Jeśli zapraszaliście na spotkanie oficjalnych gości (kandydatów, radnych) zalecamy na dwa dni przed spotkaniem by telefonicznie potwierdzić ich obecność i przypomnieć im o spotkaniu.
- Przygotowanie Sali: Na miejsce spotkania trzeba przyjść dużo wcześniej, żeby przygotować salę, sprawdzić, czy wszystko jest gotowe (krzesła, woda dla gości etc). Na drzwiach wejściowych warto powiesić plakat z informacją o spotkaniu. Jeśli dojście do sali lub budynku, w którym jest spotkanie jest trudne (np. sala w szkole na II piętrze, kilka wejść do budynku), warto je dobrze oznakować.
- Agenda spotkania: Scenariusz spotkania powinien być ustalony wcześniej i główni mówcy powinni go znać. Koniecznie trzeba go przedstawić publiczności, by wiedziała, czego się spodziewać i kiedy zabierać głos.
Należy się zastanowić ile czasu ma trwać całe spotkanie (najlepiej nie więcej niż dwie godziny, żeby nie zmęczyć uczestników). Gdy już wiadomo ile jest czasu, należy się zastanowić ile czasu mają zająć poszczególne części spotkania, ponieważ od tego zależy, ile czasu można dać poszczególnym osobom na wypowiedzi, ile przeznaczyć na prezentację, a ile na pytania.
Warto pomyśleć o 5-10 minutowej przerwie np. pomiędzy poszczególnymi częściami spotkania.
Ad 5. Opracowanie materiałów
Możesz przygotować krótką prezentację:
- o strukturze samorządu w Irlandii, a zwłaszcza o tym,na co ma wpływ radny, którego wybiera się w wyborach lokalnych, dlaczego warto głosować. Informacje na ten temat znajdziesz tutaj:
Ogólne i szczegółowe na naszej stronie: http://www.jestesusiebie.org/pl/strefa-wiedzy/
Na stronie Integration Centre: http://www.integrationcentre.ie/getattachment/06af7c1f-e4c8-4721-be23-f3135641d305/Your-Guide-to-Local-and-EU-Elections-in-2014-(1).aspx
Na stronie Citizens Information Centre: http://www.citizensinformation.ie/en/government_in_ireland/elections_and_referenda/
Na stronach St Vincent de Paul: www.vote.ie
Na stronach organizacji Together Razem: http://votingtogether.org/
- Przygotuj argumenty dlaczego warto głosować:
http://www.jestesusiebie.org/pl/wybory-2014/dlaczego-mam-glosowac/
Informacje o tym jak głosować znajdziesz tutaj:
http://www.jestesusiebie.org/pl/wybory-2014/
UWAGI KOŃCOWE:
Przebieg spotkania można nagrywać (za zgodą uczestników) lub protokołować, dzięki czemu łatwiej później napisać notatkę dla prasy i sprawozdanie.
Jeżeli jest taka możliwość warto zorganizować kącik dla dzieci. Dzięki temu będą mogły uczestniczyć osoby, które nie mogą zapewnić opieki dla swoich dzieci w czasie spotkania. Kącik powinien znajdować się w oddzielnej sali. Dzieci muszą mieć zapewnioną opiekę osoby dorosłej, która będzie animować czas zabawami, grami czy zajęciami plastycznymi